Zgodnie z art. 171. § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r.- Kodeks pracy (Dz. U. Z 2020r. poz. 1320) w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Nie można wypłacić ekwiwalentu, jeśli pracownik nie chce (nie może) wykorzystać urlopu, ale jego zatrudnienie nadal trwa.

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2 poz. 14, z późn. zm.) przy ustalaniu urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym (a więc i ekwiwalentu za okres przepracowany) kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Niepełny kalendarzowy miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

1)  jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

2)  wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,

3)  gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

4)  wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

5)  ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

6)  dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7)  wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

7a) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

8) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

9)  odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

10)  wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

1)  dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik (nazwiemy go x), a następnie,

2) dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,

3)  mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Współczynnik x ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.